107 Orang Tendik Ikuti Workshop Tata Persuratan dan Pengelolaan Arsip Untuk Menunjang Majunya Lembaga

Pengelolaan tata persuratan dan kearsipan yang tidak baik, sangat mengganggu pelayanan dan program kerja suatu lembaga. Dalam upaya memperbaiki sistem kinerja kelembagaan, UIN Sunan Kalijaga memberi pembekalan para tenaga kependidikan (tendik) dalam workshop tata persuratan, pengelolaan dan rekonstruksi arsip.

Workshop selama 3 hari, 3-5/11/18, di Gedung Prof. Saifudin Zuhri ini diikuti 107 orang tendik dari delapan fakultas, Program Pascasarjana, perpustakaan, bagian-bagian dan unit di lingkungan UIN Sunan Kalijaga ini menghadirkan nara sumber antara lain: Dra. Sulistyowati, MM, dari ANRI menyampaikan materi Pengelolaan Arsip Perguruan Tinggi, Drs. Bambang Surowo, M. Hum. dari ANRI menyampaikan materi Penyusutan Arsip Perguruan Tinggi, Dra. Eny Kusumindarti. W dari Lembaga Arsip UGM, menyampaikan materi Lembaga Kearsipan Perguruan Tinggi, Muslichah, A. Md., S.Ip., MA., Arsiparis Lembaga Arsip UGM menyampaikan materi Peran Arsip dalam Mendukung Tri Darma Perguruan Tinggi, Rusidi, S. Ip., dan Ali Pitoyo, A.Md., dari BPAD D I Y.

Worshop dibuka Kepala Biro AUK, Drs. H. Handarlin H. Umar, disaksikan Wakil Rektor bidang Administrasi Umum, Perencanaan dan Keuangan, Dr. Sahiron, MA. Dalam sambutan pembukaannya, Handarlin antara lain menyampaikan, UIN Sunan Kalijaga ke depan harus memiliki sistem penataan arsip yang lebih baik, praktis dan kredibel. Saat ini, UIN Sunan Kalijaga sudah selangkah lebih maju dari PTKIN lain di negri ini, karena berkat perintisan penataan arsip yang baik di kampus ini, telah mengantarkan Wahyu Setyaningsih, sebagai arsiparis teladan nasional. Prestasi ini perlu disikapi oleh tendik dengan menekuni penataan arsip sebaik-baiknya sesuai aturan, yakni UU Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan. Workshop ini menjadi dasar bagi tendik untuk memperbaiki kinerja tata persuratan dan kearsipan yang lebih baik di kampus ini.

Dr. Sahiron menambahkan, melalui workshop ini pihaknya berharap, tendik lebih memahami tata cara melaksanakan penataan berkas kerja dengan benar , sehingga setiap saat bisa dicek oleh pejabat yang berwenang, dari kepala biro, wakil rektor sampai dengan rektor. Pengelolaan tata persuratan dan kearsipan di semua fakultas, PPS, perpustakaan, bagian dan unit diharapkan ada yang bertanggungjawab dan dikatahui atasan masing-masing. “Mari kita lebih serius untuk knoladgeable di bidang tata persuratan dan kearsipan,” demikian harap Sahiron.

Sementara itu, Sulistyowati dalam paparannya antara lain menjelaskan tentang penataan berkas kerja secara menyatu, arsip aktif/dinamis (arsip yang setiap saat masih dibuka-buka lagi), arsip inaktif (arsip di record center), arsip statis (arsip yang sudah harus masuk di lembaga arsip/unit kearsipan) perguruan tinggi. Di hadapan para tendik Sulistyowati mengatakan, ANRI sewaktu-waktu siap mendampingi para tendik UIN Sunan Kalijaga, agar tata kelola persuratan dan kearsipan di kampus ini semakin baik.

Muslichah menambahkan, arsip yang kebanyakan orang masing menyepelekan pengelolaannya, sesungguhnya sangat penting bagi keberadaan lembaga. Baik tidaknya pengelolaan arsip lembaga perguruan tinggi menjadi ukuran baik tidaknya perguruan tinggi yang bersangkutan. Oleh karenanya, bagi perguruan tinggi, arsip menjadi sumber informasi yang sangat penting yang harus dikelola dengan baik agar bisa berkontribusi bagi pengembangan perguruan tinggi yang bersangkutan.

Bila arsip bisa dikelola dengan baik, nilai autentisitas dan informatifnya bisa menjadi harta karun yang bernilai tinggi. Karena bisa melengkapi makna sebuah karya di bidang apapun. Oleh karena itu Profesi arsiparis yang memahami sejarah semua arsip yang dikelolanya akan menjadikannya sangat berperan dalam mendukung autentisitas sebuah karya. (Weni)